文書主義の軽視は

　これだけ公文書の改ざん・隠蔽などが繰り返される背景には何があるのでしょうか。『国家と記録』瀬畑源著では、次のように説明されています。

 

「では、なぜ公文書はきちんと管理されなければならないのでしょうか。

公文書は、第一義的には、公務員が職務遂行の必要から作成するものです。公務員が出す処分や指令などは、文書によって行われなければなりません(文書主義)。 (中略)「全体の奉仕者」である以上、国民に対して説明責任(アカウンタビリティー) を有することになります。その説明責任を果たすために、文書はきちんと作成され、管理される必要があるのです。

(中略)

説明責任を果たすためには、政策決定の「プロセスを明示する」ことが必要なはずです。口頭で説明するだけではなく、文書でもって説明されなければなりません。口頭ではいくらでもごまかすことは可能です」

 

公務員の場合は「全体の奉仕者としての説明責任がありますが、民間組織の中でも重要な確認事項が伝わらないことが多いです。それは決定事項の「改ざん」に結果的になっていることがあります。

文書主義は忙しい職場ほど大切になるのではないか。全体の意思統一には不可欠です。ですが、軽視されています。公文書の不正な扱いに国民の怒りが高まらないのは、必要な文書主義に対する無関心となっているようにも見えます。しかし、忙しい日々にそんなことをやっていられないとする声が聞こえてきそうです。必要だと判断するのは会議などの責任者だと思います。会議等の最後に確認する癖をつけなければならないと思います。「口頭ではごまかすことが可能」だということを肝に銘じたいと思います。